11 Segredos Para Entregar Más Notícias No Trabalho

2024 Autor: Steven Freeman | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 08:19

Dê feedback rapidamente, mas não imediatamente

Não espere uma revisão anual para indicar áreas de melhoria. Chame a atenção para os problemas rapidamente, para que os detalhes fiquem frescos em sua mente. Um dia após um incidente é o ponto ideal; ter um pouco de tempo reprime emoções muito quentes e permite que você se prepare e seja mais atencioso com suas palavras. "No momento, ambas as partes terão uma reação mais forte e menos útil", diz Jennifer Porter, sócio-gerente do Boda Group, uma empresa de liderança e desenvolvimento de equipes. As revisões anuais ou trimestrais devem abranger objetivos e focar em comentários futuros - por exemplo, o que alguém precisa fazer mais ou menos para avançar em sua carreira (“Se você se tornar mais proficiente em análise de dados, posso ver você saltando para o próximo nível ").

Lembre-se da sua intenção

Pense por que você deseja compartilhar feedback em primeiro lugar. "Você está fazendo isso porque quer ajudar a pessoa a ter sucesso", diz Porter. Naquele momento, pode parecer menos benevolente do que isso - você pode pensar que precisa apenas reduzir os maus hábitos ou consertar trabalhos mal feitos - mas qualquer tipo de feedback ajuda sua equipe a aprender e crescer. Você também quer ganhar a confiança deles. "Se você não fornecer o feedback, alguém fará e poderá não fazer um trabalho tão bom quanto você faria", diz Freyan Billimoria, diretor de operações de pessoas da Skillshare, uma comunidade de aprendizado on-line. Durante a conversa, expresse sua intenção. Diga: "Estou lhe dizendo isso porque me preocupo com você e quero que você seja o mais eficaz possível".

Pense no conteúdo, não na entrega

Muitos gerentes se preocupam com a maneira de amenizar o golpe em vez do que vão dizer, diz Porter. “É como se preparar para fazer um discurso e focar no que você usará, e não no conteúdo da sua apresentação”, ela observa. Pergunte a si mesmo: “Qual é a minha mensagem principal? O que eu espero que essa pessoa tire da conversa? O que eu quero que aconteça a seguir?” Anote o que dirá e pratique no chuveiro ou em um colega de confiança. Concentre-se no comportamento ou ação, em vez de discutir sentimentos, e dê exemplos concretos, como "notei que você interrompeu as pessoas seis vezes naquela reunião" (versus "Você está sendo rude com colegas de trabalho").

Comece com uma pergunta

A discussão deve ser um diálogo, não um monólogo. Diga: “Adoraria ter uma conversa com você para compartilhar alguns comentários. Tudo bem? É da natureza humana dizer que sim, mas, ao pedir permissão, você pode fortalecer o relacionamento, diz Porter. Outra tática: peça à outra pessoa que conduza a conversa. Diga: "Eu adoraria falar com você sobre x. O que você acha que correu bem? O que você acha que não? Dê tempo ao seu funcionário para responder. "Em muitos casos, eles já sabem onde estão ficando aquém", diz Fran Hauser, autor de O mito da garota legal (. "Quando você define a conversa como uma colaboração em vez de uma crítica, o tom é mais favorável."

Use menos palavras

Seja o mais específico possível. Frases vagas ou clichê (“Você precisa trabalhar na sua presença executiva”) ou feedback coberto de açúcar são confusas para o ouvinte, aumentando a probabilidade de que ele perca totalmente o seu ponto. "Se você usar 100 palavras para dizer que alguém perdeu um prazo, está exagerando", diz Porter. E depois que você carrega palavras de preenchimento e amaciadores (“eu sei que você está sobrecarregado”), o feedback começa a parecer pessoal e o viés pode surgir, diz Billimoria. Em vez disso, vá direto ao ponto e mencione o que observou. Diga: “Percebi que perdemos o prazo para os dois últimos relatórios. O que aconteceu?"

Não dilua sua mensagem

O hábito comum de enviar feedback negativo entre duas fatias de elogios pode ser instintivo, mas é um dos maiores erros que os gerentes cometem, diz Billimoria. Ocultar feedback dentro de elogios descartáveis tira o poder de suas palavras. "As pessoas vêem isso chegando; então eles descartam o positivo, esperam o negativo e não confiam no que você tem a dizer”, diz Porter. O que você pode fazer para ser gentil, mas direto: expresse o feedback de forma positiva, diz Hauser. Diga: "Muito está indo bem, mas tenho um feedback construtivo sobre algumas coisas que precisam ser aprimoradas" ou "Tenho alguns conselhos que podem ajudá-lo".

Forneça o contexto

Por que você se importa se alguém entrega trabalho até tarde? Ou não formata apresentações perfeitamente? As respostas podem ser óbvias para você, mas um funcionário precisa entender o porquê dos seus comentários. Tente colocar notas específicas dentro do quadro geral - por exemplo: "Quando nosso departamento se atrasa no trabalho, isso afeta outras equipes também" ou "Quando suas finanças parecem desalinhadas, isso pode dar às pessoas uma falta de confiança em seus números". Explicar por que seus comentários são importantes, diz Hauser, pode facilitar a entrega e a audição.

Seja empático

Receber comentários críticos é difícil. “Não importa o quão habilidoso você seja em fornecer feedback. Ainda dói”, diz Porter. Não seja excessivamente duro, ouça a perspectiva da outra pessoa e fique calmo. Além disso, evite a palavra "você", se puder. "Escolhas sutis de palavras podem fazer com que a conversa pareça mais um diálogo do que um ataque", diz Hauser. Por exemplo, em vez de dizer: "É o que acho que você poderia ter feito de maneira diferente", diga: "É o que acho que poderia ter sido feito de maneira diferente".

Faça cara a cara

Entregar notícias difíceis por e-mail ou telefone é tentador, mas reunir-se pessoalmente (ou via Skype ou FaceTime) é mais eficaz, diz Hauser. Ele permite que você leia os sinais não verbais e a intenção emocional um do outro. "Estar cara a cara é a única maneira de garantir que a outra pessoa possa sentir sua compaixão", diz Hauser. Além disso, se você não conseguir ver seu funcionário, será mais difícil discernir se eles estão chateados ou prestando atenção ao que você está dizendo. "Sente-se ereto e mantenha o contato visual, por mais difícil que seja", diz Hauser.

Tenha um plano de acompanhamento

Encerre a conversa com uma discussão dos próximos passos. Pergunte como você pode ser útil e decida em conjunto quando deve conversar novamente (dias, semanas ou meses depois, dependendo do problema). Depois, faça o check-in após um dia ou dois para ver como a outra pessoa está se sentindo. É natural que o receptor de feedback se afaste um pouco da conversa, mesmo que fosse produtivo, diz Porter. "Você precisa dar tempo às pessoas para processar", diz Billimoria. "A chave para relacionamentos fortes está voltando." Ao fazê-lo, ganhará confiança, o que facilitará o compartilhamento de comentários da próxima vez.

Lembre-se de dar muitos elogios também

Torne o fornecimento de feedback positivo parte de sua rotina - não o encoste em conversas desagradáveis. A questão não é simplesmente aplacar as pessoas ou dar a todos um troféu; feedback positivo é uma ferramenta de desenvolvimento profissional. Antes de tudo, é construtivo - é útil que as pessoas saibam o que estão fazendo bem, para que possam continuar fazendo. Segundo, ajuda a criar uma cultura mais aberta e tolerante ao feedback, diz Porter. Seja específico aqui também. Diga: "Gosto muito da maneira como você lidou com esse desafio" ou "Compreendo que você tenha conversado com outros departamentos para obter o apoio deles". E diga isso com frequência. "Para cada crítica, você deve elogiar pelo menos cinco", diz Hauser. "Isso leva as pessoas a um lugar em que desejam feedback."